|
我的部属怀孕了。我虽然很为她高兴，但是我不知道该如何与她沟通。
我该如何分配产假期间的工作，才不会让团队的人觉得不公平？我该如何的表达关心，才不会让她觉得我把她看成不同的人？我该如何交办工作，才不会让大家觉得我让孕妇压力太大？
部属提出产假申请后，主管应该如何安排工作，才能确保团队运作顺畅、不受影响？
虽然产假长达两个月，但是其实有很充分的时间可以做团队心理与工作分配的准备，因为怀孕时间长达9个月后才会请假，不是两天或一个星期之后就要请长假。
在安排工作上，我一知道员工怀孕，就会先与她一起检视她所有的工作内容，并把工作分成两大类，一类是绝对不可以或缺的，就是在两个月中如果没有人做这工作，会影响整体运作；另一类就是可以等两个月假期结束再继续的工作。这样的分类可以先把处理的困难缩小，只要再将不可或缺的工作分配给其它同事就好。
在分配工作时，应该考量那些因素？如何避免让其它部属觉得不公平？
主管大概知道每个部属的工作内容、工作量，也知道每样工作所需要的时间。在我与部属沟通工作分配之前，其实我已经差不多决定好了。
如果请产假的不是直属部属，我会先与她的主管讨论，请主管用能力而不是用时间来建议工作的分配，因为产假是两个月，应该不用考虑工作淡、旺季节因素。我会请主管先提出一位在能力上最适合的人与一位次佳人选，然后再考量最佳人选最近是否在进行特别项目或是工作量特别大，如果没有这些情况，再与他沟通分担工作。
我规划人力有个重要原则，就是尽可能不要让某件工作只有某个人知道怎么做，即使是非常复杂的工作，也尽可能安排让另一位同事了解，也许不是由他来负责做。这就像不要把所有鸡蛋放在一个篮子里的道理，如果有工作是只有一个人会做，我碰到请假时的解决方法就很少。
外商企业员工的工作量都蛮紧的，如果把请产假的员工不可或缺的工作完全移转到其它人身上，一定会出现工作过重的情况。所以，我会将非常技术性、例行性的、不需要了解事业内容的工作外包或是请临时聘雇来做。
在运用临时聘雇时，也可以有不同的期望。我曾经碰过正考虑下半年要部门扩编时有部属请产假，我就把请临时聘雇当作是提前招募新人。如果临时聘雇在两个月中表现不错，就把她纳入成为正式员工，如果做得不好，就当作是试用失败。
所以，其实在与员工沟通工作分配之前，我已经规划出雏形，更重要的是如何与员工沟通。
该如何与员工沟通？
我沟通工作分配时，除了会与要分担工作的人沟通，我还会做宣布。不用非常正式的宣布，可能就是在某个会议中顺带提到：我们有一件喜事发生，大家也要准备好迎接这个喜讯，恭喜某位同事怀孕，她将在几个月后请产假，原有的工作未来即将要分配给谁，我非常的感谢那位同事这样的帮助我。
这样的宣布是要传达给大家很重要的讯息：我们是一个团队，今天有位同事生产，她需要有人帮忙，所以我们帮助她。每个人在一生里面都会发生不一样的事情，你可能不是生产而是别的事情，也会需要有人帮忙，大家是彼此帮助的。
另一个传达的重点是，被分配分担工作的人，不可以觉得自己是被惩罚的，不是因为他的工作比较闲，所以要多分担工作。我要让大家都知道，分担工作的同事他愿意做额外的工作帮助我、帮助大家、帮助公司，让生产的同事没有后顾之忧。这样那位同事才不会觉得“为什么是我？”“我接受额外的工作得到什么好处？绩效表现不会比较好，也没有加薪。”
其实，有个简单的方法就可以知道工作分配公不公平，或是沟通好不好。只要看到请完产假的新妈妈回到办公室之后与大家相处都很好，工作分配就应该没有问题。如果有人觉得不爽，请假的人回来后的人际关系一定会改变。
是应该一公开怀孕的消息就分配工作，还是等到接近产假的时候再分配？
绝对不是等到产假前再分配。我们很多的紧张都是因为事情突如其来，来不及应变。所以，如果能够提早让大家知道有什么事情会发生、什么时候将接手什么工作，接工作的人一方面能够在心理上准备好，另一方面也能够在同事请产假前，尽可能跟他交接，就不会慌乱，交接期间碰到任何情况，同事都还在身边可以随时解答，也就可以减少未来产假两个月中的问题。
其实，产假造成工作混乱，很多时候是大家不愿意面对事实、不想做准备，一直等到同事真的请假去生产了，大家就开始慌张不知道该怎么办，工作丢出来也没有人愿意接。就算要外包或是找临时聘雇，也没有时间找个好的人选。
虽然怀孕9个月听起来有很长的准备时间，但是孕妇有时会有突发状况，该如何应变？
页次：[1] [2]
|
